5 Grundsätze für kollaboratives Arbeiten

27. März 2020

Lesezeit: 5 Minuten

Der Digital Workplace allein garantiert noch kein effizientes Arbeiten. Was es – unabhängig vom gewählten Tool – braucht, ist eine gemeinsame Arbeitskultur. Wir haben die für uns wichtigsten Grundsätze für eine produktive Zusammenarbeit im Q-Team zusammengefasst.

Die im Guide genannten Praxisbeispiele beziehen sich vorwiegend auf eine Office-365-Arbeitsumgebung. Dies ist nicht als Empfehlung für ein bestimmtes Tool zu verstehen, sondern dient lediglich der Einfachheit. Sämtliche Grundsätze lassen sich aber auf (fast) alle Kollaborationstools anwenden.

1. Zentrale Plattform über individuelle Präferenzen

Wo liegt nochmal was? Und warum? Um plattformübergreifende Suchaktionen zu vermeiden, haben wir MS Teams als zentrale Kollaborationsplattform für Qudits, und damit als „Container“ für alles an Dateien, Unterhaltungen, Projekten etc. definiert.

Jeder Verantwortungsbereich – ob Abteilung, Projekt oder Initiative – erhält ein eigenes Team (= Kollektion von Personen und Inhalten). Jedes Team kann in verschiedene Kanäle (= Sektion für Unterhaltungen, Dateien und Tools) unterteilt werden. Wird beispielsweise für den Kunden „Q-Dits“ ein dediziertes Team angelegt, so lassen sich die einzelnen Projekte von Q-Dits über unterschiedliche Kanäle abbilden. Neuerdings lässt sich auch der Zugriff auf die Kanäle einschränken, sodass die Informationen nur von einer bestimmte Personengruppe innerhalb des Teams eingesehen werden können.

Zusätzlich lassen sich Kanäle mit einer breiten Auswahl an Features anreichern. Besonders empfehlenswert ist das Tool MS Planner, welches sich in einer oder bei Bedarf auch mehreren Registerkarten zu einem Kanal hinzufügen lässt, um die Aufgaben des Teams zu organisieren. Alternativ lässt sich Planner auch über den Browser aufrufen und kann Mitarbeitende auch automatisch per E-Mail benachrichtigen, wenn ihnen neue Aufgaben zugewiesen wurden. Somit behalten alle Teammitglieder stets den Überblick über alle Aktivitäten, deren Status und Verantwortlichkeiten. Mit dem persönlichen Aufgabenverwaltungstool MS To Do, welches sich mit Planner verbinden lässt, können alle Projektmitarbeitenden ihre eigenen Aufgaben nach individuellen Präferenzen managen.

Eine zentrale Kollaborationsplattform wie MS Teams fördert die Zusammenarbeit und Transparenz, da jedes Teammitglied jederzeit und von überall auf die Dokumente zugreifen, den Aufgabenstatus einsehen, sich an Diskussionen beteiligen oder diese anstossen und Entscheidungen nachvollziehen kann. Dies beschleunigt auch das Onboarding von neuen Mitarbeitenden, da sämtliche Gesprächsverläufe, Entscheide und Aufgaben auch im Nachhinein eingesehen werden können. Folglich haben durch die zentrale Plattform alle jederzeit Zugriff auf den neusten Stand sämtlicher Informationen.

Merke
Ein neues Team wird dann erstellt, wenn eine Gruppe von Mitarbeitenden zusammenkommt, um an einem gemeinsamen Projekt oder Thema zu arbeiten.

2. Konversationen über Emailflut

Auch genervt von der überquellenden Inbox? Die Flut an Emails wird häufig gar nicht erst gelesen. Doch selbst wenn man versucht, der Unterhaltung zu folgen, verliert man durch lange Nachrichtenketten und dem ständigen Themenwechseln innerhalb des eigenen Posteingangs häufig den Überblick.

Daher finden Konversationen bei uns hauptsächlich in MS Teams statt. Für Unterhaltungen zu zweit oder in kleinen Gruppen nutzen wir den sogenannten persistenten Chat (= privater Chat). Anschliessend wird das Ergebnis über die Kanalunterhaltung mit dem gesamten Team geteilt. Dabei können sowohl Dokumente verlinkt als auch einzelne Personen mit @Name bzw. Personengruppen mit @Kanal oder @Allgemein direkt angesprochen und somit auch benachrichtigt werden. Zudem speichert MS Teams die Chathistorie, sodass beispielsweise auch neue Teammitglieder vergangene Unterhaltungen jederzeit nachlesen können.

Mit diesem Vorgehen haben wir unseren internen E-Mail-Verkehr – vor allem für 1:1-Unterhaltungen – auf ein Minimum reduziert und fast die gesamte Kommunikation auf MS Teams verlagert. Dadurch, dass sowohl die Konversation als auch die Dokumentenbearbeitung (siehe 3.) auf derselben Plattform stattfindet, stellen wir insbesondere bei der Erstellung von Präsentationen, Offerte und ähnlichem eine enorme Effizienzsteigerung fest. Und wenn’s ganz schnell gehen muss, lässt sich die eine oder andere Kanalunterhaltung statt mit einer „Ich bin einverstanden“-Nachricht auch einfach mit dem „Daumen hoch“-Emoji beantworten.

Merke
Für jedes Thema wird eine eigene Unterhaltung mit aussagekräftigem Betreff gestartet. Dadurch bleiben Unterhaltungen übersichtlich und nach Thema sortiert und werden bei Bedarf über die Suchfunktion sofort wiedergefunden.

3. Gemeinsame Dokumentenerstellung über individuelle Versionen

Wer kennt’s nicht? Der Kollege bearbeitet und kommentiert die vorvorletzte Version des Entwurfs und Sie haben die ehrenvolle Aufgabe, alle Änderungen manuell in ein Dokument zu kopieren, das übrigens „V02_final_FINAL2_jetztaberwirklich“ heisst. Hoffentlich, bevor der andere Kollege an „V03_Draft“ weiterarbeitet.

Mit MS Teams und dessen Integration mit SharePoint Online lässt sich dies ganz einfach verhindern. Mit dem Kollaborationstool wird für jedes Team und jeden Kanal in SharePoint Online automatisch eine eigene Site mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen angelegt. Da auch die Versionsverwaltung automatisch erfolgt, können ältere Versionen einer Datei jederzeit aufgerufen, miteinander verglichen oder wiederhergestellt werden. So lässt sich genau nachverfolgen, wer wann welche Änderung vorgenommen hat.

Dank dieser Versionsverwaltung und der Möglichkeit, Dokumente gemeinsam und gleichzeitig zu bearbeiten, müssen Dateien nicht mehr individuell versioniert werden. Unter Berücksichtigung des 1. und 2. Grundsatzes wird bei uns die gesamte Dokumentenerstellung zentral über MS Teams abgewickelt. Wird beispielsweise ein Review benötigt, kann das Dokument an eine Unterhaltung angehängt und die Kollegin per @-Funktion kontaktiert werden.

Was trotz der bequemem Chatfunktionen nicht vergessen werden sollte: Um Missverständnisse vorzubeugen setzen wir vor allem beim Kick-off eines neuen Vorhabens lieber auf ein kurzes Telefongespräch (selbstverständlich ebenfalls via Teams möglich) statt auf umschweifende und verwirrende Textnachrichten.

Merke
Dokumente werden nicht individuell versioniert, sondern zentral in MS Teams erstellt und dort gemeinsam bearbeitet. Dokumente werden (vor allem intern) nicht als Emailanhang verschickt.

4. SMART-Meetings über gemeinsam Zeit verschwenden

Trotz MS Teams und der digitalen Kollaborationskultur legen wir hohen Wert auf den persönlichen Kontakt und sind uns bewusst, dass dieser unersetzlich ist. Wertschaffung und Ergebnisorientierung stehen bei uns selbstverständlich online wie offline im Zentrum, denn die Zeit unserer Mitarbeitenden ist die wichtigste Ressource überhaupt. Um eine effiziente Meeting-Kultur zu etablieren, haben wir fünf Regeln definiert, die uns sowohl in internen Sitzungen als auch bei unseren Kunden leiten:

1. Möglichst wenig Teilnehmende – Bevor zum Meeting eingeladen wird, sollte es klar sein, welcher Beitrag man von jedem Teilnehmenden erwartet wird. Nur wenn zwingend notwendig, dürfen Teilnehmende eingeladen werden, welche keinen eigenen Beitrag leisten können.

2. Seltene Meetings – Wöchentliche Status-Meetings mit schlecht oder nicht vorbereiteten Teilnehmenden sind zu vermeiden. Für die Kommunikation von Updates können stattdessen die entsprechenden MS Teams Kanäle genutzt werden. Wenn Abstimmungsmeetings unabdingbar sind, werden agile Praktiken wie z. B. Time-Boxing eingesetzt.

3. Im Zweifelsfall gehen – Wir erlauben unseren Mitarbeitenden, das Meeting zu verlassen, wenn Sie zum Thema oder Ergebnis keinen Beitrag leisten können.

4. Vorbereitung – Ohne Agenda wird sowohl intern als auch bei unseren Kunden kein Meeting aufgesetzt. Die Teilnehmenden werden in der Einladung über die erwarteten Ergebnisse, die Beiträge der Anwesenden sowie über Dauer und Ort der Sitzung informiert.

5. Nachbereitung – Nach jedem Meeting werden die Ergebnisse festgehalten und allen Teilnehmenden via MS Teams zur Verfügung gestellt. Zudem werden die Aufgaben in MS Planner übertragen und mit Verantwortlichkeit und Deadline versehen.

Merke
Smart steht für seltene Meetings mit möglichst wenig Teilnehmenden, die alle etwas Wertvolles zum Sachverhalt beizutragen haben.

5. Selbstverantwortung über Regelkultur

Wir haben bewusst darauf verzichtet, eine umfangreiche Governance für MS Teams zu definieren, um das selbstverantwortliche Handeln unserer Mitarbeitenden – und damit auch die Nutzung des Kollaborations-Tools – zu fördern. Lediglich grundlegengende Themen wie Rollen, Verantwortlichkeiten, Benennung und Strukturierung der Teams sind schriftlich verankert. Darüber hinaus ist jede/r Mitarbeitende selbst verantwortlich, wie und in welchem Umfang sie/er MS Teams für die interne als auch für die externe Kollaboration nutzen möchte. Um unseren Mitarbeitenden schnelles und agiles Arbeiten zu ermöglichen, sind keine Genehmigungen für die Erstellung neuer Teams erforderlich und jeder Team-Owner trägt selbst die Verantwortung, Inhalte am Ende des Lebenszyklus entsprechend zu archivieren.

Merke
Auf das selbstverantwortliche Handeln der Mitarbeitenden zu vertrauen, führt oftmals schneller zum Ziel, als sich auf umfangreiche Governance-Richtlinien zu stützen.

Sämtliche dargelegte Prinzipien sind von uns in der Praxis erprobt und basieren auf Empfehlungen von Microsoft und weiteren Good Practices. Selbstverständlich funktioniert aber jedes Unternehmen anders. Gerne begleiten wir Sie dabei, spezifisch auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Grundsätze zu erarbeiten.

Autor
Yasinthan Easwarapalan
Yasinthans Beratungsschwerpunkte liegen im Implementieren und Verbessern digitaler Arbeitsplätze, im Projektmanagement und der Geschäftsanalyse. In den letzten Jahren unterstützte er verschiedene Organisationen darin, das Potenzial von Office 365 vollumfänglich zu nutzen.

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