Effiziente Kollaboration mit MS Teams und Zoom
Effiziente Kollaboration mit MS Teams und Zoom
18. Juni 2020
Lesezeit: 5 Minuten
Im Zuge der Massnahmen aufgrund von COVID-19 sahen sich viele Unternehmen gezwungen, Tools für die digitale Zusammenarbeit und Kommunikation einzuführen, um auch im Homeoffice wirksame Ergebnisse zu erzielen. Vorurteile gegenüber ineffizientem Arbeiten wurden durch diese Krise auf den Prüfstand gestellt und dank erster Erfolge teilweise aufgeräumt.
Auch nach der ”Normalisierung” wird ein bedeutender Teil der Arbeitswelt remote bleiben. Das erfordert ein nachhaltiges Kollaborationskonzept, welches den Ad-hoc-Massnahmen eine langfristige Richtung gibt und verhindert, dass Splitterlösungen entstehen und Tools ausufern.
In diesem Artikel zeige ich, wie wir bei Qudits mit MS Teams und Zoom zwei der führenden Lösungen für Kollaboration und Kommunikation kombiniert nutzen und wie Sie diese in Ihrem Unternehmen einsetzen können, um eine ideale Kollaborationslandschaft zu schaffen.
Learnings aus diesem Artikel:
Wie Sie Projektarbeiten und Datenablagen mit MS Teams effizient integrieren können
Welche Anwendungsfälle Sie zusätzlich mit Zoom abdecken können
Wie Sie Zoom in die bestehende MS Teams Landschaft integrieren
Wie Sie Projektarbeiten und Datenablagen mit MS Teams effizient integrieren können
Welche Anwendungsfälle Sie zusätzlich mit Zoom abdecken können
Wie Sie Zoom in die bestehende MS Teams Landschaft integrieren
Die Stärken von MS Teams
Laut dem Business Insider hatte MS Teams allein im März 2020 einen Zuwachs von 31 Millionen Nutzern und ist inzwischen bei über 75 Millionen aktiven Nutzer täglich. Diese rasch wachsende Beliebtheit ist nicht zuletzt sicher auch darauf zurückzuführen, dass viele Unternehmen es bereits gebündelt in ihrer Office 365 Lizenz finden. Die nahtlose Integration in die Office 365 Welt macht MS Teams zu einem vollumfassenden Kollaborations- und Kommunikationstool und erhöht die Transparenz innerhalb eines Teams durch: persistente Teamchats Dokumentenablage in SharePoint-Online übersichtliches Taskmanagement in Planner Beim Erstellen eines Teams wird eine Office 365 Gruppe (Identity im Active Directory) erstellt, welche allen Mitgliedern Zugriff auf die Teamressourcen (Outlook, SharePoint Online, Planner, OneNote etc.) gewährt. Darüber hinaus können sich diese Teams mit verschiedenen Kanälen beliebig organisieren. Einzelne Mitglieder können so vollständig informiert und Aufgaben rechtzeitig und ohne Redundanzen erledigt werden. Für die vollumfängliche Nutzung von MS Teams sollte das Unternehmen die Office 365 Clouddienste (SharePoint Online, OneDrive for Business und Planner etc.) für die Anwender aktivieren. Dadurch werden Unternehmensdaten, die in Kanälen geteilt werden in SharePoint Online gespeichert bzw. Dateien aus Einzelchats in OneDrive for Business abgelegt. Chat- und Kanalnachrichten selbst werden in Exchange Online gespeichert. Dies muss beim Einsatz vom MS Teams berücksichtigt und entsprechende Massnahmen für den Schutz von sensitiven Unternehmensdaten mittels Microsoft 365 Enterprise Mobility + Security Features eingeleitet werden.Wie jetzt Zoom ins Spiel kommt
MS Teams hat in Bezug auf Audio- und Videokonferenzen einige Einschränkungen, weshalb eine Alternative wie Zoom als ergänzende Lösung Sinn machen kann. Insbesondere, wenn eine Organisation auf intensive Kollaboration Wert legt und eine “Video First”-Kultur verfolgt, stossen diese mit MS Teams schnell an Grenzen.
Grafische Darstellung:
Übersicht, in welchen Anwendungsfällen die Nutzung von MS Teams bzw. Zoom zu empfehlen ist
Übersicht, in welchen Anwendungsfällen die Nutzung von MS Teams bzw. Zoom zu empfehlen ist
In Videokonferenzen via MS Teams werden derzeit nur maximal vier Personen mit Video dargestellt. Dies kann dazu führen, dass bei Konferenzen mit einer grossen Anzahl an Teilnehmenden introvertierte Personen nicht in Erscheinung treten. Hier stellt Zoom mit der Möglichkeit, alle Teilnehmenden mit Video in der Galerieansicht gleichzeitig zu sehen, die bessere Alternative dar.
Besonders in Workshops zeigen sich die Stärken von Zoom: Das Tool erlaubt, Teilnehmende völlig unkompliziert in Kleingruppen einzuteilen, beispielsweise für die gemeinsame Bearbeitung eines Themas. Zoom stellt jeder Gruppe individuelle Gruppenräume mit Whiteboards und Unterlagen zur Verfügung. Der Moderator kann sich einfach durch die Gruppen bewegen und diese unterstützen. Mit MS Teams ist diese Funktionalität nur mit Umwegen und erheblicher Zeitaufwand möglich.
Zudem können in Zoom-Meetings mehrere Personen gleichzeitig ihren Bildschirm freigeben. Teilnehmende können dann individuell zwischen den geteilten Bildschirmen wechseln, was beispielsweise für den Vergleich verschiedener Versionen oder Designs nützlich sein. Diese Funktion ist bei MS Teams nicht vorhanden.
Auch für Live-Events wie Webinare, Pressekonferenzen oder Townhall-Meetings ist Zoom die bessere Alternative, da bei MS Teams neben einigen technischen Voraussetzungen wie Microsoft Streams (für die Aufzeichnung) und Anpassung der Live-Event-Richtlinien (Berechtigungen für das Aufsetzen der Events, Teilnehmerbeschränkungen etc.) die Microsoft Enterprise E1, E3, oder E5 Lizenzen vorausgesetzt werden. Für mich ist nicht nachvollziehbar, weshalb Unternehmen mit weniger als 300 Mitarbeitenden mit der Business Premium Lizenz keine Live-Events durchführen können. Daher ist aus meiner Sicht auch hierfür Zoom der klare Favorit.
Ein weiterer Vorteil von Zoom ist, dass Organisationen durch ein Hybrid-Cloud-Setup den gesamten Meeting-Verkehr, einschliesslich der Video-, Sprach- und Datenfreigabe in der privaten Cloud hosten können. Nur die Benutzer- und Meeting-Metadaten werden in der öffentlichen Cloud verwaltet.
Ergänzend muss angemerkt werden, dass Microsoft für die oben genannten Anwendungsfälle bereits Updates für MS Teams angekündigt hat und mit MS Teams UserVoice eine Möglichkeit für Anwender geschaffen hat, Wünsche und Anforderungen kanalisiert einzureichen und Vorschläge anderer Personen zu bewerten.
Kostenübersicht
Microsoft Teams ist in Microsoft 365 Lizenzen enthalten, welches über drei Stufen verfügt, beginnend bei 4.90 CHF pro Benutzer pro Monat für Business Basic, 12.30 CHF für Business Standard und 19.70 CHF für die vollständige Suite in Business Premium. Alle Pläne erfordern eine einjährige Verpflichtung. Zoom bietet einen kostenlosen Basic-Plan. Der Pro-Plan für 14.99 USD pro Host pro Monat ermöglicht Meetings bis zu 24 Stunden. Der Business-Plan kostet (ebenso wie der Enterprise-Plan) 19.99 USD pro Gastgeber pro Monat und beinhaltet ein individuelles Branding. (Bei allen Angaben handelt es sich um Listenpreise. Individuelle Unternehmensrabatte sind nicht einbezogen.)Mein Fazit
Zoom hatte aufgrund der starken Popularität in den letzten Monaten mit einige Datenschutz- und Sicherheitsprobleme zu kämpfen. Das Unternehmen hat dazu Massnahmen angekündigt und einige wurden auch bereits umgesetzt. Dies gilt es natürlich insbesondere beim Austausch über sensible Themen zu bedenken. Nichtdestotrotz bin ich durch meine Recherche und aufgrund unseres eigenen erfolgreichen Einsatzes bei Qudits davon überzeugt, dass MS Teams und Zoom sich ideal ergänzen und nicht etwa als “Entweder Oder“ gesehen werden sollen. Durch die kombinierte Verwendung von Zoom und MS Teams – beispielsweise gemäss der obenstehenden Übersicht – können Unternehmen das Beste aus beiden Welten kombinieren. Die Integration von Zoom und Microsoft Teams hat unsere Kollaboration bei Qudits als auch die unserer Kunden bereits erheblich verbessert. Mehr rund um die effiziente digitale Zusammenarbeit habe ich im Artikel 5 Grundsätze für kollaboratives Arbeiten für Sie zusammengestellt. Was ist Ihre Strategie in Bezug auf die unterschiedlichen Kollaborationstools? Nutzen Sie ebenfalls MS Teams und Zoom in Kombination? Wenn ja, für welche Anwendungsfälle sehen Sie durch Zoom einen Mehrwert für Ihre Organisation?
Autor
Yasinthan Easwarapalan
Yasinthans Beratungsschwerpunkte liegen im Implementieren und Verbessern digitaler Arbeitsplätze, im Projektmanagement und der Geschäftsanalyse. In den letzten Jahren unterstützte er verschiedene Organisationen darin, das Potenzial von Office 365 vollumfänglich zu nutzen.
Yasinthan Easwarapalan
Yasinthans Beratungsschwerpunkte liegen im Implementieren und Verbessern digitaler Arbeitsplätze, im Projektmanagement und der Geschäftsanalyse. In den letzten Jahren unterstützte er verschiedene Organisationen darin, das Potenzial von Office 365 vollumfänglich zu nutzen.
