Warum sich klassisches Projektmanagement und Scrum nicht gegenseitig ausschliessen

14. März 2022

Lesezeit: 5 Minuten

Klassisches Projektmanagement und Scrum schliessen sich nicht aus; im Gegenteil, sie sind sich sehr ähnlich und ergänzen sich ideal.

Hallo, mein Name ist Julia Heumos, Senior Consultant bei Qudits und frisch zertifizierte Scrum Masterin.

Als ich vor einiger Zeit in das Scrum Master Training gestartet bin, hatte ich die Erwartung ein zum klassischen Projektmanagement sehr unterschiedliches Framework kennenzulernen. Während des Kurses ertappte ich mich aber häufig dabei, wie ich dachte: „Hey, das kennst du, das machst du doch sonst auch, auch wenn es eventuell anders benannt ist.“

Worum es bei Scrum geht

Scrum konzentriert sich im Wesentlichen auf sogenannte Sprints (entsprechend Scrum Guide: „Events mit fester Länge“ in denen „alle Arbeiten, die notwendig sind, um das Produkt‐Ziel zu erreichen, einschliesslich Sprint Planning, Daily Scrums, Sprint Review und Sprint Retrospective“ stattfinden). Dabei geht es auch wiederholend um:

Planung
Durchführung
Verbesserung

Ich wette, dass bereits jetzt einige von Ihnen dieselben Gedanken hatten wie ich auch: Nach klassischer Methodik, egal ob Prince2 oder dem PMP, beginnt nach der Initialisierung auch die Planungsphase, gefolgt von der Durchführung und dem Abschluss mit den sogenannten Lessons Learned, also der Betrachtung und Dokumentation, was beim nächsten Mal verbessert werden kann. (Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge).

Für all diejenigen die jetzt ausrufen: „Aber der grösste Unterschied zwischen Scrum und dem klassischen Framework ist doch die eigenständige Organisation des Teams“ – da haben Sie Recht. Wenn Sie stattdessen sagen: „Die Realität sieht oft anders aus“ – da haben Sie auch Recht. Bevor ich aber dazu komme, lassen Sie mich zunächst auf die Gemeinsamkeiten und Ergänzungen eingehen. Sie werden sehen, dass auch die eben genannten Unterschiede ergänzend wirken.

Was Scrum kann, kann das klassische Vorgehen schon lange

Ein Product Backlog nach Scrum enthält die Aktivitäten, die durchzuführen sind, damit am Ende das fertige Produkt entsteht. In der Planung eines Sprints wird ein Teil aus diesem Backlog definiert, der in einem vorgegebenen Zeitraum „entwickelt“ werden muss. Hier zeigt sich eine weitere Gemeinsamkeit: Im klassischen Framework wird eine Work Breakdown Structure erstellt, die die Arbeitspakete zum Erreichen des Projektziels sowie die dazu notwendigen Aktivitäten und Abhängigkeiten listet.

Was viele dabei unterschätzen, ist das Versehen der Arbeitspakete mit Aufwänden. Dies ist einer der Punkte, an denen Scrum ergänzend wirkt. Der Product Backlog muss zwingend einen Forecast enthalten. Dieser Forecast muss nicht exakt sein, aber er sollte zumindest vermitteln, wie viel Zeit geschätzt wird. Diese Schätzung enthält auch eine Risikobewertung, denn je höher der Wert, desto weniger ausdetailliert ist meistens auch das Arbeitspaket. Die Risikobewertung ist wiederum etwas, dass das klassische Projektmanagement ebenfalls beinhaltet, allerdings als separates Dokument, das wiederum die Risiken vollumfänglich betrachtet (Risk Log). Dies ist ein Punkt, an dem Scrum wiederum vom klassischen Framework ergänzt werden kann.

„Werden Scrum und klassisches Projektmanagement sinnvoll kombiniert, kann jeder Einzelne an mehr Eigenverantwortung wachsen, während eine zentrale Stelle den Überblick behält und die Gruppe bei Bedarf in die richtige Richtung lenkt. So entsteht Freiraum für kreativere Ideen und ein insgesamt besseres Projektergebnis.“

Julia Heumos

Allein an diesen noch recht oberflächlichen Punkten lässt sich bereits erahnen, wie ähnlich sich die Frameworks am Ende doch sind. Nachfolgend ein paar weitere Gemeinsamkeiten:

Rollen & Verantwortlichkeiten sollten bei beiden Frameworks im Vorfeld definiert sein.

Ein klassischen Projektteam sollte, wie bei Scrum auch, alle Fähigkeiten besitzen, um das Projekt umsetzen zu können.

Welche Aktivitäten es braucht, um ein Produkt zu erstellen, erarbeitet das Scrum Team gemeinsam, so sollte es auch im klassischen Projektmanagement sein.

Der Projektmanager ist als Kombination des Product Owners und des Scrum Masters zu sehen: Der Product Owner ist für den Product Backlog verantwortlich und hat auch die Verantwortung für das Ergebnis. Selbiges gilt für den Projektmanager, er kümmert sich um den Fortschritt, die verbleibenden Tätigkeiten und hat die Ergebnisverantwortung. Der Scrum Master soll Hindernisse, die das Team davon abhält, die Aktivitäten durchzuführen aus dem Weg räumen. Selbige Verantwortung fällt auch dem Projektmanager zu.

Gehen wir damit noch einmal zurück zu meinem initialen Statement, dass die Frameworks sich nicht ausschliessen: Bevor ich den Trainingskurs hinter mich gebracht habe, hatte ich durch Kollegen wie auch Kunden immer den Eindruck, dass man entweder Scrum macht oder nach dem klassischen Framework vorgeht – beides zusammen geht nicht. Was aber, wenn man die Initialisierung eines Projektes nach dem klassischen Vorgehen angeht und die Durchführung nach Scrum? In Kombination ergeben sich unendliche Möglichkeiten.

Wie sich Scrum und klassisches Vorgehen ergänzen

Trotz all den bereits genannten Gemeinsamkeiten meinen einige, dass es bei Scrum Herausforderungen gibt, die in der Realität oft schwer bis gar nicht umgesetzt werden können. Wie oben beschrieben gebe ich Ihnen Recht, aber auch hier können sich beide Frameworks ergänzen.

Scrum Werte: Commitment, Fokus, Offenheit, Respekt und Mut (in Anlehnung an Scrum.org)

Starten wir mit der Basis. Scrum beruht auf fünf Werten: Commitment, Fokus, Offenheit, Respekt und Mut. Hiervon hängt, entsprechend Scrum Guide die erfolgreiche Anwendung von Scrum ab. Ein Blick auf die Realität zeigt jedoch, dass Teams diese Werte oft nicht vollumfänglich leben (können). Hier hat das klassische Framework einen Vorteil und kann als Ergänzung genutzt werden.

Nimmt der Projektmanager das ihm anvertraute Ziel ernst und hat zumindest er sich dazu committet, versteht er ausserdem die Hintergründe und was das Projekt bewirkt, kann er das Projektteam mitreissen, Fokus geben und Transparenz schaffen. Vieles kann also durch den Projektmanager beeinflusst und gelenkt werden, was in Scrum dem gesamten Team obliegen sollte. Ergänzt man diese lenkenden Fähigkeiten aus dem klassischen Projektmanagement in der Verantwortung des Product Owners, kann dies das gesamte Team weiterbringen und so das Scrum Framework erweitern.

Dies bringt uns auch schon zur zweiten, grösseren Herausforderung: Scrum legt eine Selbstorganisation des Teams zugrunde. Das heisst, das Team entscheidet, welche Aktivitäten aus dem Forecast als nächstes in einem Sprint umgesetzt werden sollen. Der Blick in die Realität zeigt auch hier, dass Teammitglieder oft von aussen mit weiteren (natürlich immer dringenden) Aufgaben kurzfristig betraut werden, an anderen Meetings oder kurzfristig angesetzten Trainings etc. teilnehmen müssen. Das führt dazu, dass das Teammitglied sich gar nicht selbst organisieren und so fokussieren kann, wie es der Sprint eventuell benötigt. Auch in diesem Fall kann der Projektmanager mit den Beteiligten Prioritäten setzen und Fokus schaffen oder aber auch dafür sorgen, dass das Teammitglied in einem bestimmten Zeitraum doch die Möglichkeit hat, sich selbst zu organisieren. Jetzt werden wiederum einige von Ihnen sagen, dass dies doch auch Aufgabe des Scrum Masters sei und wiederum muss ich Ihnen Recht geben. Der Unterschied ist aber, dass der Projektmanager das gesamte Projekt mit Zielterminen, Abhängigkeiten und Risiken überblickt und so besser aufzeigen kann, was passiert, wenn das Teammitglied weiter von aussen gesteuert wird.

Fazit: Sinnvoll kombiniert kann jeder im Team wachsen

Abschliessend möchte ich gerne folgendes ergänzen: Generell hätten Mitarbeiter wahrscheinlich mehr Spass an Arbeitsinhalten und würden dadurch auch bessere Ergebnisse liefern, wenn die Werte von Scrum in den Unternehmen mehr gelebt werden würden. Der Mut neue Wege zu gehen, würde mehr Ideen fördern, stärkere Transparenz und Committment würden dazu führen, dass das Team mehr Zusammenhänge erkennt und dadurch auch besser versteht, was der Grund bzw. die Auswirkungen ihrer Arbeit sind usw. Trotz der vielen zuvor gezogenen Vergleiche ist es das, was mir am meisten haften geblieben ist, auch wenn es hier nur als Randnotiz zu sehen ist.

Was sollten Sie nun als Fazit aus diesem Artikel mitnehmen? – Alles in allem steht beim klassischen Projektmanagement das Ziel im Fokus, während bei Scrum der Weg (Sprint) von zentraler Bedeutung ist. Beides führt aber am Ende zu Ergebnissen und wenn diese beiden Ansichtsweise sinnvoll kombiniert werden, beispielsweise indem sich der Projektmanager in der Verantwortung sieht, die Werte von Scrum im Projektteam zu fördern, bringt das viele Vorteile: Jeder Einzelne kann an mehr Eigenverantwortung wachsen, während eine zentrale Stelle den Überblick behält und die Gruppe bei Bedarf in die richtige Richtung lenkt. So entsteht Freiraum für kreativere Ideen und ein insgesamt besseres Projektergebnis.

Autorin
Julia Heumos
Julias Beratungsschwerpunkte liegen darin, wirksame Organisationen zu etablieren, High-Performance-Teams zu entwickeln und ihre Ergebnisorientierung zu stärken. Damit führt sie Programme und Projekte zum Erfolg und treibt die Digitale Transformation ihrer Kunden voran.