Vorteile einer Service Roadmap
Die Bedeutung und Komplexität von IT-Systemen erhöhen sich in enormer Geschwindigkeit. Sie sind dafür verantwortlich, ein Unternehmen darin zu befähigen, seine Kerndienstleistungen bereitzustellen, effektiv zu skalieren und seine Kosten zu verwalten. IT-Abteilungen können deshalb oft nicht mehr allein Entscheidungen treffen oder einzelne Anfragen als einmalig behandeln. Die strategische Bedeutung der IT-Landschaft verlangt, dass die Führungsebene in Pläne involviert und ein kohärentes Konzept für die Zukunft entwickelt wird.
Eine Service Roadmap ist wichtiger Bestandteil eines solchen Zukunftsbilds und bringt viele geschäftliche wie strategische Vorteile mit:
Alignment der IT-Services an die Geschäftsstrategie: Eine Service Roadmap schafft Transparenz über die Weiterentwicklung aller IT-Services und ermöglicht so, diese mit der Geschäftsstrategie abzustimmen.
Vereinfachung der Planungsprozesse: Durch die Dekomposition der IT-Services in ihre Bestandteile und die Planung ihres jeweiligen Lebenszyklus können einzelne Projekte und Programme geplant, Aufwände kalkuliert und Ressourcen zielgerichtet eingesetzt werden.
Verbesserte Investitionsplanung: Eine Service Roadmap ermöglicht es, notwendige Investitionen für die Weiterentwicklung eines IT-Services abzuleiten. Dadurch können sie exakter in die Budgetplanung der Organisation integriert und einzelne Projekte oder Programme anhand der Geschäftsstrategie priorisiert werden.
Aufbau einer Service Roadmap in sechs Schritten
1. Identifikation aller IT–Services: Als Erstes wird das IT-Service-Portfolio (also alle dem Business zur Verfügung stehenden IT-Services) identifiziert. Für jeden dieser Services wird anhand der Schritte 2-6 eine eigene Service Roadmap erstellt.
2. Dekomposition der IT-Services: Im nächsten Schritt werden die einzelnen Bestandteile (Service-Komponenten) identifiziert, die für die Bereitstellung des IT-Services benötigt werden. Dies beinhaltet unter anderem Backend-Hardware, Server-Betriebssysteme, Anwendungen, Datenbanken und Endgeräte. Auch Dienstleistungen wie das Service Desk und IT-Servicemanagement-Prozesse sollten dabei berücksichtigt werden.
3. Definition der Entwicklungsschritte: Für jede Service-Komponenten werden die geplanten Update-/Upgrade-Termine auf einen Zeitstrahl (mit individuellen Intervallen, z.B. auf Jahres- oder Quartalsbasis) gebracht. Zusätzlich sollte die Roadmap auch kritische Fragen beantworten wie:
Wann läuft die Garantie bzw. der Support für meine Hardware aus?
Ab wann gibt es keine Updates bzw. Sicherheitspatches für die Betriebssysteme mehr?
Wann kommen neue Releases meiner Anwendung heraus?
Welche dieser Resleases möchte ich meiner Organisation zur Verfügung stellen?
Wann muss ich den Speicher meiner Backend-Infrastruktur erhöhen?
Wann muss ich meine Endgeräte (z.B. Notebooks) auf die neuen Versionen upgraden?
Um die Priorisierung der einzelnen Aktivitäten zu erleichtern, wird unterschieden zwischen den Weiterentwicklungen, die durchgeführt werden müssen (z.B., weil der Support ausläuft), und denjenigen, die „Nice to have“ sind (z.B., weil neue Features bereitgestellt werden könnten). Im Rahmen dieses Schritts wird eine erste Version der Service Roadmap erstellt.
4. Aufwands- & Kostenschätzung: Für die Weiterentwicklung der IT-Services und deren Service-Komponenten müssen nun die internen Aufwände und die dafür notwendigen Ressourcen, externe Aufwände (z.B. für externe Beratung) sowie Investitionskosten (z.B. neue Hardware und Software) identifiziert werden.
5. Priorisierung: Anhand der Aufwände und Kosten für die einzelnen Vorhaben können wir die Kosten und Aufwände über alle IT-Services auf Basis der definierten Zeitintervalle kalkulieren. Diese Kosten können bei einer Bottom-up-Herangehensweise bei der Planung des Budgets berücksichtigt werden. Bei einem Top-down-Ansatz werden die einzelnen Vorhaben priorisiert und die dafür zur Verfügung stehenden Ressourcen entsprechend des Gesamtbudgets angepasst. Hierbei kommt Ihnen die vorangegangene Kategorisierung von Must-have und Nice-to-have zugute.
6. Planung der Vorhaben (Projekte): Im letzten Schritt werden die einzelnen Vorhaben bzw. Projekte im Detail geplant, bevor es an die Umsetzung der Service Roadmap geht.
Wichtig ist, regelmässige Review-Zyklen der Service Roadmap zu verankern, um sich ändernde Rahmenbedingungen (z.B. Technologien) entsprechend berücksichtigen zu können.
Fazit: Die Service Roadmap als Treiber für die IT-Strategie
Lösungen für Unternehmen schaffen – das ist das erklärte Ziel von IT-Services. Gleichzeitig laufen sie Gefahr, kostspielige Fehlinvestitionen zu tätigen, wenn keine klare Kommunikation und eine abgestimmte Strategie vorhanden sind. Eine Service Roadmap dient nicht nur dazu, genau solche Fehlinvestitionen frühzeitig aufzudecken und sie an die Ziele und Anforderungen des Unternehmens anzugleichen. Sie unterstützt wesentlich dabei, die Strategie zu definieren und zu visualisieren und regt so die Diskussion an, die es braucht, um eine einheitliche Stossrichtung und gemeinsame Vision für das Unternehmen festzulegen.