Qualitätsmanagement als kritischer Projekterfolgsfaktor
Qualitätsmanagement als kritischer Projekterfolgsfaktor
30. Mai 2023
Um sicherzustellen, dass die Projektergebnisse den Anforderungen des Kunden und den Projektzielen entsprechen, müssen die Projektaktivitäten und -verfahren systematisch geplant, durchgeführt und überwacht werden.
Die Messung der Projektleistung erfolgt in der Regel anhand von Umfang, Zeit, Kosten und Qualität – dem so genannten magischen Dreieck. Die Qualität (die massgeblich von den angewandten Projektmanagementpraktiken beeinflusst wird) wird daher als wichtiges Projektergebnis angesehen.
Das magische Dreieck im Projektmanagement
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt müssen Unternehmen in der Lage sein, Projekte zu liefern, die die Anforderungen und Erwartungen der Kunden erfüllen oder sogar übertreffen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Hohe Kundenzufriedenheit und Unternehmenserfolg sind das Ergebnis von Produkten, Dienstleistungen und innovativen Projekten, die erfolgreich und effizient durchgeführt werden. Das erfordert Projektmanagementfähigkeiten mit hohen Qualitätsstandards. Verschiedene Studien wie PMI’s “Pulse of the Profession” (2017) zeigen jedoch, dass 40-60% der Projekte Qualitätsprobleme aufweisen.
Bevor wir in die Details einsteigen, sollten wir den Begriff Projektqualitätsmanagement definieren:
Projektqualitätsmanagement beschreibt die Steuerung aller Verfahren und Aufgaben, die zur Aufrechterhaltung eines gewünschten Qualitätsstandards erforderlich sind. Es umfasst die Formulierung einer Qualitätsstrategie, die Erarbeitung und Durchführung von Qualitätssicherungs- und -planungsmassnahmen sowie die Qualitätskontrolle und -verbesserung. Kurz gesagt, es umfasst die Planung, Verwaltung und Kontrolle von Qualität.
Was aber ist Qualität im Kontext eines Projekts?
Qualität definiert das Ausmass, in dem ein Projekt die vorgegebenen Ziele, Zwecke und Anforderungen erfüllt, z. B. dass die Projektergebnisse den Erwartungen des Kunden, den Anforderungen des Projekts und den Branchenstandards entsprechen. Im Projektmanagement zielt die Qualitätskontrolle darauf ab, sicherzustellen, dass das Endprodukt die Erwartungen der Beteiligten erfüllt oder übertrifft und die vorgegebenen Zeit-, Budget- und Ressourcenbeschränkungen einhält.
Die Bedeutung von Qualitätsmanagement im Projektmanagement
Wie verschiedene Studien in verschiedenen wissenschaftlichen Fachzeitschriften (neben der oben erwähnten PMI-Studie) belegen, ist es bei Projekten, die Qualitätsmanagementtechniken einsetzen, wahrscheinlicher, dass sie ihre Ziele erreichen und qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und besseren wirtschaftlichen Ergebnissen führt. In der Theorie wissen wir das alle, aber in der Praxis fühlt es sich oft wie ein überflüssiger Overhead an. Was aber, wenn ich Ihnen sage, dass dieser Effekt auch andersherum funktioniert?
Qualität und Projektmanagement befruchten sich gegenseitig, d. h. ein effektives Qualitätsmanagement verbessert die Projektverfahren und -prozesse. Wie das? Eine regelmässige Überwachung ermöglicht es Ihnen als Projektleiter, die Qualitätspraktiken innerhalb Ihres Projekts kontinuierlich zu verbessern, wodurch neue Möglichkeiten und Verbesserungsbereiche erschlossen werden, was wiederum den Aufwand verringert, die Effizienz erhöht und zu einem insgesamt zufriedenstellenderen Ergebnis führt.
Aufgrund ihres methodischen Ansatzes bei der Erkennung und Lösung von Qualitätsproblemen ermöglichen Qualitätsmanagementstrategien eine präzisere Risikokontrolle und gewährleisten die Einhaltung von Fristen. Auf diese Weise werden die Projekte im Rahmen des Umfangs, der Zeit und des Budgets abgeschlossen.
Nachdem wir nun verstanden haben, warum Qualitätsmanagement im Projektmanagement von entscheidender Bedeutung ist, wollen wir uns nun der Frage zuwenden, wie diese Strategien in der täglichen Projektarbeit eingesetzt werden können, indem wir uns mit den Besonderheiten des PMI-Ansatzes für das Qualitätsmanagement von Projekten befassen.
Projektqualitätsmanagement nach PMI
Nach Angaben des Project Management Institute (PMI) umfasst das Qualitätsmanagement von Projekten drei verschiedene Phasen:
- Qualitätsmanagement planen
- Qualität managen
- Qualität kontrollieren
Während des Planungsprozesses legen Sie die Anforderungen und Standards für die Projektleistungen fest und entwickeln einen Plan, um die Einhaltung dieser Qualitätsstandards zu gewährleisten, auch wenn dies eine Änderung der Kosten-, Termin- und Risikopläne erfordert. Diese Phase wird mit ihrem Endprodukt, dem Qualitätsmanagementplan, abgeschlossen, der je nach Faktoren wie Projektgrösse, Risiko, Vorschriften und/oder Erwartungen der Beteiligten unterschiedlich umfangreich und detailliert sein kann.
Der Qualitätsmanagementplan ist ein Abschnitt des Projektplans, in dem die Methoden und Ressourcen zur Erfüllung der Qualitätsziele und -standards des Projekts beschrieben werden, einschliesslich der Richtlinien, Ziele, Verfahren und Instrumente zur Qualitätskontrolle und -verbesserung. Er sollte regelmässig überprüft werden, um Nacharbeit zu vermeiden.
Das Qualitätsmanagement ist ein Projektmanagementprozess, bei dem der Qualitätsmanagementplan in konkrete Qualitätsmassnahmen umgesetzt wird, die den Qualitätsstandards der Organisation entsprechen. Das Verfahren dient dazu, den Beteiligten den Gesamtqualitätsstatus mitzuteilen und verwendet Daten aus dem Qualitätskontrollprozess. Es wird auch als Qualitätssicherung bezeichnet, ist aber breiter gefasst und berücksichtigt auch die Produktgestaltung und Prozessverbesserung. Der Qualitätsmanagementprozess trägt zur Schaffung eines idealen Produkts bei, erhöht die Sicherheit, dass Anforderungen und Erwartungen erfüllt werden, stellt sicher, dass Qualitätsprozesse angemessen angewendet werden, und verbessert die Effektivität und Effizienz der Prozesse. Die Qualitätssicherungsabteilung des Unternehmens kann dem Projektleiter und dem Team dabei behilflich sein.
Bei der Qualitätskontrolle wird überwacht und bewertet, wie gut die Aufgaben des Qualitätsmanagements ausgeführt werden, um zu gewährleisten, dass die Projektergebnisse korrekt und vollständig sind und den Erwartungen der Kunden entsprechen. Vor der endgültigen Lieferung und Abnahme umfasst dieses Verfahren die Messung der Ware oder Dienstleistung, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entspricht und gebrauchstauglich ist. Während des gesamten Projekts wird die Qualität kontrolliert, um zu zeigen, dass die Abnahmeanforderungen mit verlässlichen Daten erfüllt wurden.
5 Phasen für ein wirksames Qualitätsmanagement
Qualitäts- und Projektmanagement lässt sich in fünf verschiedenen Varianten kombinieren. Wir haben diese nach aufsteigender Wirksamkeit es Qualitätsmanagements zusammengetragen:
- Feststellungen und Mängel: Den Kunden die Mängel finden zu lassen, ist in der Regel die teuerste Strategie. Diese Strategie kann zu Garantieproblemen, Rückrufaktionen, Rufschädigung und teurer Nacharbeit führen.
- Aufdeckung und Korrekturen: Im Laufe des Qualitätskontrollprozesses werden Mängel gefunden und behoben, bevor die Produkte an den Kunden geschickt werden. Die mit dem Qualitätskontrollprozess verbundenen Kosten sind in erster Linie Beurteilungskosten und interne Fehlerkosten.
- Prozesskorrektur: Nutzen Sie die Qualitätssicherung, um den Prozess als Ganzes zu überprüfen und zu verbessern, anstatt nur einzelne Fehler zu beheben.
- Einbindung der Qualität: Einbeziehung der Qualität in die Planung und Gestaltung des Projekts und des Produkts.
- Qualitätskultur: Etablieren Sie in der gesamten Organisation eine Qualitätskultur für Verfahren und Produkte.
Herausforderungen, Risiken und Chancen
Trotz ihrer Bedeutung ist die Einbeziehung von Qualitätsmanagementstandards in Projekte eine Herausforderung und mit Risiken verbunden. Auf Basis unserer mehr als 18-jährigen Erfahrung im Projekt- und Qualitätsmanagement haben wir die wichtigsten Herausforderungen, Risiken und deren Abhilfemassnahmen zusammengetragen:
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Herausforderungen |
Risiken |
Mitigationen |
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Widerstände gegen Veränderungen: Neue Qualitätsmanagementansätze können als störend empfunden werden und auf Widerstand stossen |
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Fehlen von unmissverständlichen Qualitätsstandards: Mangel an konsistenten, eindeutigen Qualitätsstandards |
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Unzureichende Ressourcen: Projekte können über begrenzte Ressourcen verfügen, einschliesslich Zeit, Kosten und Personal |
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Ineffiziente Zusammenarbeit und Kommunikation: Mangelnde Zusammenarbeit und schlechte Kommunikation |
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Wie könnte das unter realen Bedingungen aussehen?
Spielen wir einen einfachen Anwendungsfall durch und nennen ihn "Durchführen einer Qualitätsprüfung".
Der primäre Akteur in diesem Fall wäre der Projektmanager mit dem Ziel, eine regelmässige Überprüfung des Projekts durchzuführen, um verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und sicherzustellen, dass das Projekt die erforderlichen Qualitätsstandards erfüllt. Nehmen wir an, dass wir bereits in der Initialisierungsphase einen Qualitätsmanagementplan entwickelt haben und sich das Projekt derzeit in der Implementierungsphase befindet, d. h. das Projektteam arbeitet an den zu liefernden Ergebnissen.
In diesem Fall würde der Projektleiter z. B. nach Abschluss des ersten Meilensteins ein Qualitätsmeeting mit dem Projektteam einberufen, in dem die bisher erbrachten Leistungen überprüft werden und versucht wird, Qualitätsprobleme mit Hilfe verschiedener Methoden wie Inspektionen, Tests, Kundenfeedback, Metriken und KPIs oder statistischen Analysen zu ermitteln. Sobald Qualitätsprobleme festgestellt werden, ist der nächste Schritt eine Ursachenanalyse, bei der die Ursache des Problems ermittelt und Abhilfemassnahmen geplant oder vorgeschlagen werden. Auf der Grundlage dieser Ergebnisse aktualisiert der Projektleiter den Qualitätsmanagementplan, und das Projektteam setzt das Projekt fort, während es die Korrekturmassnahmen umsetzt.
Neben einem aktualisierten und reflektierten Qualitätsmanagementplan hat der Projektleiter innerhalb des Projektteams ein Bewusstsein für die Qualitätsstandards geschaffen, und nicht zuletzt hat sich die Qualität des gesamten Projekts verbessert.
„Wenn Sie den Erfolg Ihres Projekts sicherstellen wollen, sollten Sie in ein Qualitätsmanagement für Projekte investieren.“
Riad Beqiri
Qualitätsmanagement verbessert Projektmanagement tatsächlich
Wie bereits erwähnt, ist das Qualitätsmanagement ein wesentlicher Faktor für den Projekterfolg, da es sicherstellt, dass die Projektergebnisse den Spezifikationen des Kunden und den Projektzielen entsprechen. Eine systematische Planung, Durchführung und Überwachung senkt das Risiko und erhöht die Effizienz, was zu Kundenzufriedenheit und besseren Geschäftsergebnissen führt.
Die Umsetzung des Qualitätsmanagements kann jedoch aufgrund des Widerstands der Beteiligten gegen Veränderungen, unklarer Qualitätsstandards, unzureichender Ressourcen und schlechter Zusammenarbeit und Kommunikation eine Herausforderung darstellen.
Um diese Herausforderungen zu entschärfen, sollten Unternehmen wirksame Verfahren für das Change Management einführen, für eine klare Kommunikation sorgen, ausreichende Ressourcen bereitstellen und schliesslich einheitliche und eindeutige Qualitätsstandards festlegen.
Bleibt uns noch ein letzter Ratschlag: Wenn Sie den Erfolg Ihres Projekts sicherstellen wollen, sollten Sie in ein Qualitätsmanagement für Projekte investieren.
Riad Beqiri
Riads Beratungsschwerpunkte liegen in der Gewährleitung einheitlicher PM–Standards für effiziente Kollaboration, der Optimierung der Projektabwicklung und in der Unterstützung der Projektleitung. Darüber hinaus begleitet er Softwarevalidierungen.
